La questione "fornitori" è sempre stata un punto dolente per molte imprese del settore alimentare.
La gestione spesso si presenta difficoltosa, poco attuabile, fumosa e legata strettamente al potere contrattuale esercitato dalle aziende.
Ahinoi il processo di gestione dei fornitori sta acquisendo sempre più rilevanza a causa del diffondersi di certificazioni come BRC-IFS, FSSC 22000, etc., che richiedono e impongono oculatezza e criteri razionali nella selezione e qualifica dei fornitori.
I fornitori possono essere distinti in due macrocategorie:
- fornitori di servizi;
- fornitori di materie prime e imballaggi.
Per la seconda categoria (non tratteremo in questa sede dei fornitori di servizi), la procedura di gestione può articolarsi nel seguente modo:
1) selezione;
2) qualifica;
3) monitoraggio e mantenimento.
- La fase di selezione può essere attuata mediante la valutazione di alcuni parametri, come:
- storicità del fornitore;
- ordini di prova (prove funzionali);
- presenza di certificazioni di terza parte (in particolare quelle legate alla qualità e sicurezza del prodotto alimentare);
- risultati di audit condotti direttamente presso gli impianti del fornitore;
La scelta del criterio di selezione più appropriato porterà naturalmente a una valutazione più efficace e coerente del fornitore.
La scelta del parametro di selezione deve essere subordinata a una valutazione del rischio per materia prima o tipologia merceologica della stessa.
La valutazione del rischio viene condotta tenendo conto di alcuni fattori come:
- contaminazione da corpi estranei;
- contaminazione microbiologica;
- contaminazione chimica;
- contraffazioni o frodi;
- contaminazione da allergeni.
Per la valutazione del rischio si possono quindi utilizzare scale di valutazione della gravità e probabilità del danno.
Alle variabili gravità e probabilità possono essere attribuiti dei valori numerici, il cui prodotto corrisponde al valore del rischio.
Da notare come tale approccio, basato su stime di tipo numerico, non superi completamente l'arbitrarietà nella valutazione del rischio, in quanto l'attribuzione dei punteggi per gravità e probabilità è basata sempre su considerazioni personali, seppur scaturite da analisi dei dati, informazioni e bibliografia disponibile.
- La fase di qualifica è strettamente correlata alla fase iniziale di selezione e verterà principalmente sulla redazione e compilazione dell'elenco dei fornitori qualificati.
L'elenco comprenderà i dati relativi al fornitore qualificato, la tipologia di fornitura, il punteggio ottenuto in fase di selezione (se utilizzato come parametro dall'impresa alimentare) e lo stato di validità della qualifica.
Immagine 1. Esempio di foglio di calcolo per la valutazione del rischio
- La fase di monitoraggio e mantenimento chiude idealmente la procedura di gestione e implicitamente comprende il processo di rivalutazione del fornitore.
Il monitoraggio del fornitore è attività che può essere condotta mediante controllo diretto sugli approvvigionamenti (es. ispezioni visive sullo stato igienico-sanitario della materia prima, controllo delle temperature di trasporto per deperibili), tempo di evasione dell'ordine, analisi condotte in sede di autocontrollo, verifiche interne di laboratorio in fase di accettazione (vedi test farinografici-alveografici, test rapidi per micotossine e così via), analisi dei reclami da parte dei clienti, etc.
Gli esiti del monitoraggio devono essere poi attentamente valutati dall'azienda (magari annualmente), all'uopo di determinare se un fornitore può mantenere lo status di qualificato oppure no.
Non esistono prescrizioni in merito al mantenimento della qualifica da parte del fornitore.
Indubbiamente sarebbe utile valutare il fornitore in base alla gravità della non conformità per un dato approvvigionamento.
Non conformità che possono essere sia di tipo igienico-sanitario che di tipo economico; starà all'azienda stabilire le proprie priorità e il target più appropriato, indi definire la scala di gravità.
Leonardo Francesco de Ruvo